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年末調整で使う必要書類とは?提出を忘れたときの対処方法も解説

毎年11月や12月になると、会社から年末調整の用紙が配布されて、各種控除や扶養親族の有無などの申請が求められることが多いです。人によっては提出書類が多くなるため、「どの書類を用意すれば良いか分からなくなってしまった」という人もいるのではないでしょうか。

所得を適切に申告するためには、利用できる控除を知っておくだけでなく、必要書類を漏れなく用意することも大切です。今回は、年末調整についておさらいしたうえで、状況別の必要書類についてご説明します。

年末調整は何のためにするもの?

そもそも年末調整は、会社員や公務員などが給与や賞与から源泉徴収された所得税を調整する手続きです。給与から天引きされた所得税が本来納付すべき税額より多ければ、その差額が手元に戻ってきますし、少なければ追加で税金を納付する必要があります。

ただし、年末調整は会社員や公務員であれば全員が手続きの対象になるわけではありません。場合によっては確定申告が必要になるので、年末調整が必要な人と不要な人の特長を知っておきましょう。

年末調整が必要な人

年末調整が必要になるのは、次の条件を満たす人です。

  • ・会社に1年を通じて勤務している
  • ・年の途中で就職して、年末まで勤務している
  • ・死亡により年の中途で退職した
  • ・重度の心身障害などで退職し、年内の再就職が見込めない
  • ・12月中に給与を受け取ってから退職した
  • ・年間の給与総額が103万円以下だった
  • ・年の途中で転勤などで国外に居住することになった

多くの人は年末の時点でどこかしらの職場で働いていると考えられるため、職場で年末調整するケースが多いでしょう。配偶者の扶養内で働いている人でも、年末に職場に勤務していれば年末調整の対象になるので、忘れずに申告する必要があります。

また、退職や転勤の状況によっては、前の職場で年末調整しなければならないケースもあります。職場から離れた場所に住んでいる場合は、郵送などで手続きすることになるので、余裕を持って書類を提出できるようにしておきましょう。

年末調整が不要な人

一方、次の条件に該当する人は、年末調整が不要です。

  • ・年内の給与収入が2,000万円を超えている
  • ・災害減免法で源泉所得税の徴収猶予や還付を受けている
  • ・ほかの勤務先で年末調整をしている
  • ・1年を通じて日本国外で勤務している
  • ・日雇労働者など雇用主が定まっていない

会社員や公務員であれば年末調整が必要だと思われがちですが、年収や副業の状況といった背景によっては年末調整が不要になります。知らずに年末調整すると手続きの負担が増えてしまうので、手続きをしないのであれば事前に職場の担当者に伝えましょう。

年末調整で必要な書類とは?

年末調整をする場合、次の書類を提出する必要があります。

  • ・給与所得者の扶養控除等(異動) 申告書
  • ・給与所得者の配偶者控除等申告書
  • ・給与所得者の保険料控除申告書

以下では、これらの書類の概要について詳しく説明します。

給与所得者の扶養控除等(異動) 申告書

給与所得者の扶養控除等(異動) 申告書は、年末調整する人の扶養の有無を申告する書類です。もし扶養親族がいなければ、氏名や生年月日、住所など最小限の項目だけ記入すれば良いので、書類作成の負担は少なくなります。

妻や子ども、両親などの扶養親族がいる場合は、それぞれの氏名や生年月日など基本的な情報のほかに、年間所得の見積額を記載して提出します。扶養親族の所得や年齢などの条件によっては控除額や所得税額、住民税額などが変わる場合があるため、記入漏れや間違いが無いよう注意が必要です。

給与所得者の配偶者控除等申告書

給与所得者の配偶者控除等申告書という書類は、配偶者控除や配偶者特別控除を受けるための書類です。しかし、配偶者がいても、次の条件を満たさなければ控除を受けられません。

  • 申告者の1年の合計所得見積額が1,000万円以内
  • 同一生計である配偶者の1年の合計所得見積額が133万円以下

「妻を扶養に入れて所得控除を受けたい」と考えているのであれば、妻の所得だけでなく自分自身の収入の変化にも気をつける必要があります。また、ここで記載する内容は来年以降の源泉徴収税額に影響するので、前述した「給与所得者の扶養控除等(異動) 申告書」に配偶者の情報を記入した人も、条件を満たしていれば忘れずに申告しましょう。

給与所得者の保険料控除申告書

給与所得者の保険料控除申告書は、1年で支払った生命保険料などを所得から控除するための書類です。この書類は、大きく分けて次の4つの項目があります。

  • ・生命保険料控除
  • ・地震保険料控除
  • ・社会保険料控除
  • ・小規模企業共済等掛金控除

生命保険料控除や地震保険料控除の欄は、保険会社名や保険の種類、契約期間や支払った保険料などを記入します。控除できる金額には条件があるので、書類に記載されている計算式などを参考に控除額を記入しましょう。

社会保険料控除の欄では、1年で支払った健康保険料や厚生年金保険料、介護保険料などを記入して所得控除を申告します。この項目は会社の担当者が記入してくれることが多いですが、親族の社会保険料を負担しているなど特別な理由があれば修正が必要なので、職場の担当者に相談する必要があります。

状況に応じて提出が必要な書類

上記の書類は定型的に職場から配布されるものなので、該当する箇所を記入してまとめて担当者に提出します。しかし、受けたい控除の種類によっては次の書類を準備しなければなりません。

  • ・前の職場から受け取った源泉徴収票
  • ・学生証のコピーか在学証明書
  • ・障害者手帳のコピー
  • ・保険料の控除証明書
  • ・小規模企業共済等掛金払込証明書
  • ・給与所得者の(特定増改築等)住宅借入金等特別控除申告書
  • ・住宅借入金年末残高等証明書

以下では、これらの書類が必要なケースについて詳しく説明します。

前の職場から受け取った源泉徴収票

前の職場を退職して転職先で年末調整する場合、1年間の所得は転職先でまとめて申告することになります。そのため、年末調整の用紙を提出する際は、前職の源泉徴収票を職場の担当者に提出し、前職で得た給与や賞与などを含めて所得を計算してもらわなければなりません。

また、退職してから時間が経過し、源泉徴収票を無くしてしまうと、年末調整ができなくなるので注意が必要です。前の職場に再発行を依頼すれば入手できますが、発行や郵送に時間がかかると年末調整に間に合わなくなる可能性があるので、なるべく早めに取り寄せましょう。

学生証のコピーか在学証明書

収入を得ている人が学生の場合、勤労学生控除を申告すると所得控除を受けられる可能性があります。勤労学生控除を受けるには、1年間の合計所得金額が75万円以下で特定の学校の学生でなければならないといった条件があるものの、適応されれば還付される税額が増えるかもしれません。

勤労学生控除を申告する際は、特定の学校に該当するかを判断するために、学生証のコピーか在学証明書の提出が求められます。学生証のコピーであればすぐに用意できそうですが、在学証明書は学校が対応している時間内でしか発行してもらえなかったり、発行まで時間がかかったりする場合があるので、早めに入手しておきましょう。

障害者手帳のコピー

障害者控除は、本人や扶養親族が障害者である場合に受けられる所得控除です。障害の種類や程度によって控除額は異なりますが、申請すると還付金される金額が増える可能性があるので忘れずに申請することが大切です。

障害者控除を申請する際は、上述した「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」に障害者であることを申告することで控除されます。会社によっては障害者手帳のコピーを提出するよう求められるケースもありますが、義務ではないので必ずしも提出しなければならないわけではありません。

生命保険料の控除証明書

先述した「給与所得者の保険料控除申告書」で生命保険や地震保険などの控除を申請する際は、保険会社から郵送される「控除証明書」を一緒に提出する必要があります。この書類は、毎年10月以降に自宅に送られてくることが多いため、年末調整の時期まで大切に保管しましょう。

ただし、年の途中で生命保険に加入した場合、控除証明書の発送が遅れる場合があるので注意が必要です。保険会社によってはインターネットを使って控除証明書をダウンロードできるところもあるので、事前に確認しておきましょう。

社会保険料控除証明書

国民年金保険や国民健康保険などに加入しているなど、給料から社会保険料が天引きされていない場合、自分自身で年末調整の用紙に支払った社会保険料を記入しなければなりません。それと同時に、社会保険料控除証明書を提出して、加入している社会保険の種類や支払った社会保険料などを証明する必要があります。

また、上述した生命保険料の控除証明書と同様に、社会保険の加入時期によっては書類が手元に届かないので注意が必要です。年末調整に間に合わないと、確定申告で再度所得を申告しなければならないので、あらかじめ書類の発送時期を保険者に確認しておきましょう。

小規模企業共済等掛金払込証明書

小規模企業共済等掛金払込証明書は、小規模企業共済や確定拠出年金などに加入している人が申請することで控除を受けられるものです。これらで支払った掛金は、税法上全額所得控除の対象になるので、掛金の額によっては還付金額を多く受け取ることが可能です。

この書類も、年末調整の時期が近づくと運営側から自宅に郵送されます。払い込んだ掛金の額など必要な情報が記載されているので、参考にしながら年末調整の用紙に記入しましょう。

給与所得者の(特定増改築等)住宅借入金等特別控除申告書

住宅ローン控除が適用されるローンを組んで住宅を取得した場合、10年(所定の条件を満たす場合は13年)にわたってローン残高の一部を所得税額から控除できます。ほかの所得控除とは違い、控除額をそのまま所得税の減額に適用できるので、場合によっては所得税をゼロにすることも可能です。

ただし、住宅ローン控除を年末調整で申請できるのはローンを組んで2年目から10年(条件を満たす場合13年)目で、初年度は確定申告で控除を申告しなければなりません。確定申告をするとその年の10月頃に「給与所得者の(特定増改築等)住宅借入金等特別控除申告書」が自宅に郵送されるので、2年目からは年末調整の際にこの書類を一緒に提出するようになります。

住宅借入金年末残高等証明書

年末調整などでローンの残高などを記入する際は、金融機関が発行する「住宅借入金年末残高等証明書」に記載されている内容を参考にします。生命保険料の控除証明書と同様に、10月頃に郵送されることが多いですが、金融機関によっては時期が前後する場合があります。

また、上述したように、住宅ローンを組んだ年は年末調整で控除申請ができないので、年末調整の時期に住宅借入金年末残高等証明書が郵送されないことが多いです。この場合、確定申告に間に合うよう翌年1月頃に発送する金融機関が多いので、あらかじめ発送時期を確認しておくと安心です。

年末調整の書類を提出し忘れたときの対処方法

年末調整は、仕事やプライベートの忙しい時間を縫って書類を作成しなければならないので、「うっかり必要書類を提出し忘れた」といったことが起こる可能性があります。必要書類の提出を忘れた場合、まずは会社の担当者に確認する必要があります。年末調整の手続きがまだ終わっていなければ、必要書類の提出を受け付けてもらえるので、気づいた時点で早めに相談しましょう。

また、もし会社が年末調整を終えていた場合は、翌年の確定申告で必要書類を添付して申告すれば、申請を受け付けてもらえます。確定申告の期限である3月15日から5年間であれば、更生の請求をすることで払い過ぎた税金を還付してもらえるので、過去の申告が間違っていないか振り返ってみましょう。

まとめ

ここでは、年末調整の概要や必要書類について説明しました。会社で受け取る収入や給与などから天引きされる社会保険料は会社が記入してくれますが、扶養控除のように、自分自身で記入しなければ控除を受けられないもがあるので注意が必要です。

また、受けようとする控除の種類によって添付すべき書類も変わるので、提出期限に間に合うよう余裕を持って用意することが大切です。住宅ローン控除のように、初年度は確定申告が必要になるケースもあるので、適切な申告ができるようにしておきましょう。

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監修者プロフィール

 宮里 恵
(M・Mプランニング)

ファイナンシャルプランナー

保育士、営業事務の仕事を経てファイナンシャルプランナーへ転身。
それから13年間、独身・子育て世代・定年後と、幅広い層から相談をいただいています。
特に、主婦FPとして「等身大の目線でのアドバイス」が好評です。

個別相談を主に、マネーセミナーも定期的に行っている他、お金の専門家としてテレビ取材なども受けています。
人生100年時代の今、将来のための自助努力、今からできることを一緒に考えていきましょう。

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